E-Mails können Handelsbriefe im Sinne der Abgabenordnung sein, die den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Es besteht jedoch kein Anspruch des Finanzamts auf Vorlage eines Gesamtjournals mit Informationen zu jeder einzelnen empfangen und versandten E-Mail.
Das Finanzamt forderte von der Klägerin im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage von empfangenen und Wiedergaben von versandten Handelsbriefen und für den Fall, dass die angeforderten Unterlagen in elektronischer Form vorlägen, ein Gesamtjournal, in dem alle E-Mails erfasst sein sollten.
Gegen diese – aus Sicht der Klägerin zu weitreichende – Anforderung von vorzulegenden Unterlagen wandte sich die Klägerin letztlich mit ihrer Klage und hatte beim teilweise Erfolg. Das Finanzgericht Hamburg sah die Aufforderung zur Vorlage von Unterlagen und eines (elektronischen) Datenträgers als rechtmäßig an, gab der Klage jedoch insoweit statt, als das Finanzamt die Vorlage eines Gesamtjournals in dem angeforderten Umfang verlangt hat (Urteil vom 23.3.2023, Az. 2 K 172/19). Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen setze stets eine Aufzeichnungspflicht voraus und bestehe grundsätzlich nur im Umfang dieser Aufzeichnungspflicht. Maßgeblich war für den Senat hierfür insbesondere, dass sich das Vorlageverlangen auf solche E-Mails beschränkte, die die Durchführung eines Handelsgeschäfts betreffen sowie zur Überprüfung der angewandten Verrechnungspreismethode von steuerlicher Relevanz sind.
Das Vorlageverlangen bezüglich eines Gesamtjournals in dem begehrten Umfang sah das Gericht dagegen als rechtswidrig an, da ein solches Gesamtjournal nicht der Aufzeichnungs- bzw. Aufbewahrungspflicht unterliege – und auch nicht jede darin enthaltene E-Mail.
Das Gericht hat wegen grundsätzlicher Bedeutung der Sache Revision zugelassen (Az. des BFH: XI R 15/23).
(FG Hamburg / STB Web)
Artikel vom: 09.10.2023
